Штатное расписание должно иметься у работодателя в случае приема работников на работу по определенной должности.

Обоснование:

Трудовое законодательство не устанавливает общей обязанности работодателя иметь штатное расписание. Принятие локальных нормативных актов, к числу которых относится и штатное расписание, по общему правилу является правом работодателя (часть первая ст. 22 ТК РФ).
Вместе с тем из содержания ст. 15 и части второй ст. 57 ТК РФ следует, что в тех случаях, когда по условиям трудового договора трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, эта должность должна соответствовать штатному расписанию, а сам работодатель, следовательно, должен иметь такое расписание.
Если же трудовая функция работника носит иной характер (например выполнение конкретного вида работы), утверждение штатного расписания не является обязанностью работодателя.

Унифицированная форма штатного расписания (форма N Т-3) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1.

С учетом изложенного прием на работу на должность при отсутствии штатного расписания может быть квалифицирован как нарушение законодательства о труде (ст. 5.27 КоАП РФ).

Необходимо также знать, что при появлении вакантной должности работодатели обязаны ежемесячно представлять эту информацию в органы службы занятости (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Порядок представления работодателями информации о наличии вакантных рабочих мест (должностей) в органы службы занятости населения устанавливается исполнительным органом субъекта федерации. За нарушение указанного порядка, а именно за непредставление или несвоевременное представление сведений в службу занятости работодателя могут привлечь к административной ответственности по ст. 19.7 КоАП РФ. Размер штрафа для организации составляет от 3000 до 5000 руб., для должностного лица – от 300 до 500 руб.

Если при проведении контроля введенных в штатное расписание должностей в учреждении будут выявлены должности, остающиеся вакантными продолжительное время, а также если в штатное расписание введены и содержатся должности при отсутствии необходимого объема работ и условий труда для них, то сотрудники контролирующего органа могут квалифицировать такое положение дел как завышение планового фонда оплаты труда, что является нарушением финансово-хозяйственной деятельности. Таким образом, рекомендуется регулярно проводить аудит штатного расписания и в случае выявления вакантных должностей осуществлять их выведение.